Werkkostenregeling (WKR) 2025: alles wat je moet weten als werkgever of HR-professional

Ben je op zoek naar manieren om de Werkkostenregeling 2025 optimaal te benutten? In deze blog duiken we in de werkkostenregeling (WKR), een belangrijke fiscale regeling als centraal onderdeel van het HR-beloningsbeleid. Daarnaast gaan we in op de Prinsjesdag-actualiteiten en laten we zien hoe je als werkgever de WKR kunt optimaliseren. Door deze goed in te richten, met kennis over gerichte vrijstellingen, nihilwaarderingen en WKR-tips en -tricks, helpen we je om slim om te gaan met je beschikbare WKR-ruimte.

In het artikel gaan we in op:

• Wat is de Werkkosstenregeling (WKR)?
• Wat is de vrije ruimte in de WKR?
• Wat is de vrije ruimte in 2025?
• Werkgevers en inzicht in de WKR-vrije ruimte
• Hoe kun je de vrije ruimte optimaal benutten?
• Hoe kan ik als werkgever de WKR optimaal inzetten?
• Wat zijn de randvoorwaarden voor salaris uitruil?
• Wat zijn slimme tips om de WKR optimaal in te zetten?
• WKR & arbeidsvoorwaarden Masterclass Alleo

‍

Wat is de Werkkostenregeling (WKR)?

Laten we beginnen met de basis: de Werkkostenregeling is een fiscale regeling waarmee werkgevers onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan hun werknemers kunnen geven. In plaats van talloze losse regelingen is er sinds enkele jaren een regel die dit vervangt. Hierbij is een bepaald percentage van je totale loonsom beschikbaar als "vrije ruimte." Binnen deze vrije ruimte kun je jouw team onbelaste extraatjes geven. Hoe hoger de loonsom, hoe groter de vrije ruimte.

Wat is de Vrije Ruimte?

De vrije ruimte is een belangrijk onderdeel van de WKR. Het is een percentage van de totale loonsom van je bedrijf waarbinnen werkgevers onbelaste vergoedingen en verstrekkingen kunnen doen. Dit percentage ligt meestal tussen de 1-2% en wordt jaarlijks bepaald.

Wat is de vrije ruimte WKR in 2025?

De vrije ruimte WKR is nagenoeg hetzelfde gebleven als in 2024. Dit is gunstig, omdat je nu weet wat het percentage wordt in het nieuwe jaar, mits je personeelsbestand en lonen ongeveer gelijk blijven. Je kunt alvast vooruit rekenen en het fiscale loon gebruiken voor de berekeningen. 

Voor 2025 gelden de volgende vrije ruimte percentages:

• Tot een loonsom van €400.000 geldt 1,92%
• Boven €400.000 geldt 1,18%

Dit betekent dat je afhankelijk van de totale loonsom een bepaald bedrag onbelast kunt besteden aan beloningen en vergoedingen. Wanneer je boven het percentage komt, betaal je 80% eindheffing over het te veel.

Hebben werkgevers inzicht in hun huidige WKR-vrije ruimte?

Deze vraag stelden we tijdens ons laatste webinar over de WKR & arbeidsvoorwaarden: "Wat verandert er na Prinsjesdag?" Hieruit bleek dat veel werkgevers nog vrije ruimte over hebben binnen de WKR, wat interessant is omdat je kunt kijken hoe je deze ruimte optimaal kunt benutten. Ook bleek dat bij 33% van de deelnemers de vrije ruimte al vol zit. Een deel (22%) had geen idee hoeveel ruimte er nog was, dus is het verstandig om met de financiële afdeling te bespreken wat er mogelijk is voor de rest van het jaar.

Hoe kun je de vrije ruimte optimaal benutten?

Door nu al te berekenen hoeveel ruimte je hebt, kun je voorkomen dat je aan het einde van het jaar belastingen moet betalen over vergoedingen die anders onbelast hadden kunnen zijn.

Hoe kan ik als werkgever de WKR optimaal inzetten?

Steeds meer werkgevers willen de beschikbare ruimte eerlijker verdelen over hun diverse teams. Een eerste manier is via een budgetbijdrage ten behoeve van vitaliteit, bijvoorbeeld tussen de 15 en 50 euro per maand, die de werknemer kan gebruiken om te sporten of voor andere doeleinden.

Een tweede manier is om werknemers toegang te geven tot de vrije ruimte, waarbij de werknemer fiscaal vriendelijk uitruilt, maar zelf betaalt voor de arbeidsvoorwaarden. De waarde wordt binnen de WKR uitgeruild, dus zowel de werknemer als de werkgever betaalt geen belasting over dit bedrag. Dit kan een besparing opleveren van 40%. Voor de werkgever kan dit zelfs een besparing opleveren van 18% op sociale lasten, omdat dit binnen de WKR wordt uitgeruild.

• Meer koopkracht creëren
• Besparing op sociale lasten

Wat zijn de randvoorwaarden voor salaris uitruil?

Hoewel salaris uitruil een aantrekkelijke optie kan zijn, zijn er ook een aantal zaken om rekening mee te houden:

• Invloed op toeslagen en grondslagen: wanneer werknemers hun salaris verlagen via uitruil, kan dit van invloed zijn op hun recht op toeslagen.
• Kaders en bestedingsdoelen: bepaal samen met je werknemers wat de beste invulling is voor de vrije ruimte, bijvoorbeeld vitaliteit of duurzaamheid.

Een gedegen beleid hiervoor is dan ook erg belangrijk.

Wat zijn slimme tips om de WKR optimaal in te zetten?

Er zijn tal van manieren om slim gebruik te maken van de WKR, zonder dat je vrije ruimte volledig wordt opgesoupeerd. We hebben een aantal opties voor je op een rijtje gezet:

• Verjaardagscadeaus: gebruik de kleine geschenkenregeling om leuke attenties te geven zonder dat dit ten koste gaat van de vrije ruimte.
• Lunchvoorzieningen: vraag een kleine bijdrage van je werknemers, zodat de rest kan worden aangemerkt als een onbelaste vrijstelling.
• Verkoop van bovenwettelijk verlof: geef je medewerkers de mogelijkheid om vakantiedagen te kopen of verkopen buiten de WKR om, voor meer flexibiliteit.
• Teamuitjes: richt een personeelsvereniging op, laat werknemers maandelijks een kleine bijdrage doen en verdubbel dit als werkgever belastingvrij. Zo blijft er meer ruimte over in de WKR voor andere zaken.
• Fietsregeling: overweeg een leasefietsenregeling aan te bieden, die je team kan gebruiken voor woon-werkverkeer, buiten de WKR.

Benieuwd naar meer WKR tips & tricks? Lees hier alle 11 tips voor de optimalisatie van je vrije ruimte.

Hoe voorkom je dat je vrije ruimte onnodig belast wordt?

Het is zonde om vergoedingen in de vrije ruimte te plaatsen terwijl ze wellicht onder gerichte vrijstellingen vallen. Denk aan zaken zoals bedrijfsfitness: als dit onderdeel is van je arboplan, kan het onbelast worden verstrekt. Zorg ervoor dat je goed geïnformeerd bent over welke uitgaven wel en niet onder de WKR vallen, zodat je optimaal gebruik kunt maken van de fiscale voordelen.

Conclusie: haal het maximale uit de WKR in 2025

De WKR biedt volop mogelijkheden om fiscaal voordelig vergoedingen aan je werknemers te verstrekken. Of je nu kiest voor een vitaliteitsbudget, salaris uitruil of belastingvrije vergoedingen zoals fietslease, door goed te plannen en de ruimte optimaal te benutten, kun je flink besparen.


👨💻 Bekijk hier onze masterclass terug, waarin we de WKR & arbeidsvoorwaarden bespreken rondom Prinsjesdag 2025.