Alleo heeft een Customer Success & Support Team dat jou zal ondersteunen bij elke stap; vanaf de implementatie tot het dagelijkse onderhoud van Alleo. Elke werkgever heeft contact met een vaste Customer Success Manager die die een succesvolle uitrol zal garanderen. Het Alleo Support Team is er om de operationele vragen op te pakken en daarnaast alle vragen vanuit jouw werknemers op te pakken, zodat de workload voor jou en je team beperkt zal blijven m.b.t. het lanceren van Alleo.

Nadat je hebt besloten dat jouw organisatie in zee gaat met Alleo vinden de volgende stappen plaats. Dit proces kan enigszins verschillen afhankelijk van de producten die je afneemt als werkgevers:

1. Implementatie
- Definiëren van de product scope en beleid
- Integratie setup
- Communicatieplanning
- Salarisverwerking
- Review van Alleo platform setup

2. Lancering van het Alleo platform naar de organisatie

3. Monitoring & optimalisatie

Dit is sterk afhankelijk van de grootte van jouw organisatie en de scope van producten die worden aangeboden via Alleo. Over het algemeen zijn de volgende afdelingen betrokken: HR/People, interne marketing/communicatie & de salaris/finance afdeling.

De grootste tijdsinvestering zal zitten in de implementatie en het toewerken naar de lancering van Alleo. Reken hierbij op 20-40 uur aan implementatietijd, verdeeld over de verschillende afdelingen. Nogmaals; deze tijdsinvestering is volledig afhankelijk van de scope en organisatiegrootte. Wil je een extra inschatting krijgen van deze investering, neem dan contact op met je Alleo contactpersoon.

Ja, dat kan! Er is een specifieke sectie binnen het Alleo platform toegewijd aan de communicatie rond bestaande benefits die jouw organisatie al aanbied. Op deze manier kan je alle benefits gerelateerde zaken bundelen op 1 makkelijk toegankelijke plek. Het is daarbij mogelijk om specifieke follow-up acties te koppelen aan deze benefits, zoals:

- Doorverwijzen naar een personeelshandboek met meer informatie over de voorwaarde.

- Doorlinken naar een bestaande 3de partij waarmee jouw organisatie al samenwerkt.

- Het triggeren van een e-mail naar jouw HR/People team.

Je hebt als werkgever maar met één facturatiepartij te maken wanneer je Flexibele benefits aanbiedt via Alleo. Wij bundelen namelijk alle bestedingen van werknemers op de marktplaats op een maandelijkse verzamelfactuur. Daarnaast ontvang je een factuur voor de licentiekosten. Hierbij meer informatie over beide type facturen:

- Licentie factuur: dit zijn de kosten voor het gebruik van het Alleo platform. Deze kosten worden altijd op jaarbasis vooruit betaald en de kosten zijn gebaseerd op het aantal werknemers die toegang hebben tot Alleo. Wanneer er gedurende de contractperiode meer werknemers bijkomen, worden eventuele extra licentiekosten naar rato van de contractperiode gefactureerd.

- Budget factuur: dit zijn de kosten die gemaakt zijn door jouw werknemers op het Alleo platform. In het geval van de salaris uitruil worden de budgetten maandelijks achteraf gefactureerd. In het geval van een gesubsidieerde werkgeversbijdrage worden gealloceerde budgetten vooruit gefactureerd. Wanneer vooruit betaalde budgetten komen te vervallen (bijvoorbeeld wanneer een werknemer uit dienst gaat), vloeien deze budgetten altijd terug naar de werkgever. Je betaalt als werkgever dus nooit voor budgetten die uiteindelijk niet uitgegeven zijn.
‍

Alleo maakt voor elke werknemer die in aanmerking komt een account aan. De benodigde gegevens per werknemer zijn op zijn minst voornaam, achternaam en e-mailadres (privé of werk).

Idealiter wordt deze informatie automatisch opgehaald uit een HR of salarisplatform d.m.v. een integratie met Alleo. Deze integratie zorgt ervoor dat zowel in als uitdiensttredingen automatisch worden verwerkt, waardoor jij als werkgever er geen omkijken meer naar hebt. Alleo heeft integraties met o.a. NMBRS, AFAS, Loket, Personio, BambooHR en HiBob. Kijk hier voor een volledig overzicht van onze integraties. Mocht je een platform gebruiken dat er niet tussen staat, laat het ons weten want wellicht is deze integratie al in ontwikkeling.

Daarnaast krijg je als werkgever toegang tot de Alleo Portal. Dit is een online omgeving waarin je werknemers kan toevoegen of deactiveren, budgetten kan toekennen en inzage krijgt van het gebruik van het platform.

Alleo voldoet volledig aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Wij implementeren strikte beveiligingsmaatregelen om de privacy en bescherming van persoonlijke gegevens te waarborgen. Onze systemen en processen zijn ontworpen om te voldoen aan de hoogste normen van gegevensbescherming en -veiligheid.

Voor meer informatie hierover verwijzen we je graag naar ons dataverwerkingsovereenkomst.

Our Flexible Benefits product offers a wide range of options, including gym memberships, healthy meals, and educational services, for your employees to choose from. As an employer, you provide a budget that employees can spend within this marketplace. This budget can be a direct contribution or structured as a gross/net salary exchange to offer tax benefits.

Note that using subscription services like gym memberships requires a set monthly budget starting at €10 per employee.

The benefits budget can be structured either as a net contribution or as a gross/net salary exchange, affecting your free space under the Wage Costs (Benefits in Kind) Scheme (WKR). Offering benefits as an exchange doesn’t incur additional budget costs for employers and results in a saving of 20% on employer contributions for the exchanged amount.

For more details on managing your WKR space, you might want to refer to further resources or articles.
‍

Alleo allows for targeted exemptions, such as personal development expenses, which are treated as regular business expenses outside of WKR regulations. It enables budget allocation specifically for personal development, ensuring clear accounting by separating these expenditures in billing.

Employees gain significant benefits, such as cost savings on gym memberships, which are about 10% cheaper than the market rates. Additionally, employees can use their pre-allocated budget to pay for these services, enjoying further gross/net tax advantages when opting for salary exchanges. This arrangement not only benefits employees but also results in savings for employers in terms of reduced employer contributions.
‍

Yes, you can still offer benefits outside the WKR space but would be subject to an 80% final tax. However, by structuring the benefits as a salary exchange, you reduce the effective tax burden due to savings on social contributions, reducing the end tax to about 62%.
‍

The Flexible Salary module enhances employee control over their salary components such as leave hours, holiday pay, and 13th month bonuses. This module visualises these components on the Alleo platform, allowing employees to make adjustments as needed.
‍
-Flexible Leave: Employees can buy and sell statutory leave hours. The source for purchasing is generally holiday pay or a 13th month salary, but it can also come from the gross salary. The rate at which an employee buys hours is the gross hourly wage. When leave is sold, the employee receives the value as additional gross salary.

-Flexible Holiday Pay: Employees can choose to have (part of) their holiday pay paid out monthly, or opt for a large one-time payment at a time when they need the extra.

-Flex Pension: Employees receive a monthly gross pension contribution. On the Alleo platform, the employee themselves decides whether this contribution is paid out as gross salary, or transferred by the employer to their Brand New Day personal pension savings account. Note: this is not a collective pension, but a third-pillar pension product. The employee does not have to pay income tax on the saved amount. They receive this back in their personal annual tax return.
‍

Offering Flexible Salary does not impact the WKR, making it an appealing option when WKR space is maxed out but further benefits are still desired. This flexibility allows the module to be offered without additional costs or budget implications.
‍

The flexible payment of holiday pay or a 13th-month bonus throughout the year has no tax implications. However, when an employee buys or sells leave hours, there may be tax consequences depending on the source.

It is advisable to use holiday pay as the source for purchasing leave. Normally, since employees can make changes to their remuneration, the basis for calculating holiday pay is adjusted accordingly. However, this does not apply to the portion of the budget derived from holiday pay, as holiday pay does not need to be calculated on holiday pay itself. Selling leave always results in a higher gross salary, which may have implications for any benefits (such as healthcare or housing allowances) that an employee receives.
‍

Yes, it certainly can! It does not matter whether the Flexible Benefits are offered via a net employer contribution or a gross/net salary exchange. On the Alleo platform, the sources (gross salary / holiday pay) in both modules are linked, ensuring an employee cannot spend more than they have available.
‍

The advantage for the employee is gaining greater control over existing salary components. Not every employee has the same needs at the same time; not everyone wants to go on holiday in the summer, and one year you might want to take a little more leave than the previous year.

In a nutshell, the processing works as follows:

- On a monthly basis, the employer provides the necessary employee data via an export to the Alleo Portal.

- Alleo processes the provided export and makes the amounts and balances available to the employees on the Alleo platform.

- The changes made by employees (payments / buying and selling leave) are processed monthly by the employer.

In addition to standard data such as name and email address, the following information is needed: Monthly accrual of Gross salary / holiday pay / 13th month (depending on the source) Flexible Leave: Gross hourly wage Balance of statutory leave hours Balance of non-statutory leave hours (optional).
‍

An Individual Choice Budget (IKB) or Personal Choice Budget (PKB) is a flexible budget that allows your employees to make their own choices in their employment conditions. This can be used for extra leave days, training, or a financial payout. In Alleo, you can easily assign an IKB/PKB. Our system is designed to allow you as an organisation to freely define a budget source (Holiday Pay, 13th month, or a combination) and link it to desired actions and spending targets.

For each action or spending target, you can add your own rules. Think about maximising the purchase of leave or exchanging a certain amount within the free space of the Wage Costs (Benefits in Kind) Scheme (WKR).

So, within Alleo, you can easily launch different variations of the IKB/PKB, tailored to the needs of your organisation and employees.

Yes, companies can offer the modern cafeteria model through Alleo. The Cafetaria Model allows employees to exchange (part of) their gross salary for other benefits, such as fitness memberships, a leased bicycle, or additional commuting allowances. This provides tax advantages for both employees and employers, with employees maximizing their net tax benefits by using their gross salary. Through Alleo's app, companies can easily implement this scheme, allowing employees to customize their benefits package in a flexible and modern way.