Het financieren van benefits: hier liggen je kansen

Het financieren van benefits: hier liggen je kansen

Voor veel mensen zijn het nu financieel zware tijden. De koopkracht is ondertussen zelfs al gedaald met bijna 7% (augustus 2022). Wil je je medewerkers daarom graag aantrekkelijke benefits bieden, maar weet je niet of de kosten haalbaar zijn voor jouw bedrijf? Je bent niet de enige. Veel werkgevers twijfelen of ze de juiste benefits wel kunnen betalen. Belastingen over dergelijke vergoedingen kunnen namelijk oplopen tot maar liefst 80%.

Gelukkig zijn er veel meer mogelijkheden dan de meeste ondernemers denken. In deze blog leggen we je uit hoe de werkkostenregeling werkt en welke regels van de Belastingdienst het mogelijk maken om volledig belastingvrij meer dan genoeg benefits te bieden.

Belastingvrije benefits

Voor veel werkgevers is het financieren van de benefits zelf het probleem niet. Een sportabonnement, meditatie-app of maaltijd hoeft niet veel te kosten en een tevreden en gezonde medewerker levert een bedrijf vaak juist extra omzet op.

Wat helaas wel erg in de kosten kan lopen, is de belasting die bij het vergoeden van deze zaken kan komen kijken. Kán, want er zijn meer dan genoeg manieren om dit probleem te omzeilen.

Wanneer je als werkgever de benefits voor je medewerkers vergoed, zijn hiervoor de volgende belastingvrije benefits mogelijk:

1. De vrije ruimte (WKR)

In 2015 is in Nederland de werkkostenregeling (WKR) verplicht gesteld. Dit betekent dat alle werkgevers jaarlijks een bepaald belastingvrij budget ter beschikking hebben om vergoedingen voor hun medewerkers te regelen. Dit budget wordt ook wel de vrije ruimte genoemd.

Hoe groot het belastingvrije budget is, hangt af van de loonsom van het bedrijf. Voor de vrije ruimte geldt namelijk dat je vanaf januari 2023 maximaal 1,92% van de fiscale loonsom tot € 400.000 plus 1,18% van de restanten van die loonsom mag besteden aan onbelaste vergoedingen.

Een paar voorbeelden van benefits vanuit de vrije ruimte;

• Sportabonnementen bij een sportschool of yogastudio naar keuze;
• Coaching met een focus op persoonlijke ontwikkeling en wellbeing;
• Bepaalde online shops of diensten (met korting);
• Toegang tot coworking spaces;
• Kinderopvang, en nog veel meer.

De WKR betekent dat alle werkgevers jaarlijks een bepaald belastingvrij budget ter beschikking hebben om vergoedingen voor hun medewerkers te regelen

Terwijl de grootte van de vrije ruimte flink verschilt per bedrijf, zullen veel werkgevers genoeg gelegenheid hebben om belastingvrij een mooi pakket aan benefits te vergoeden.

Wil je berekenen wat jouw vrije ruimte is? Lees hier meer over de werkkostenregeling.

2. Nihilwaardering

Voor sommige bedrijven zit de WKR al snel vol. Door een vakantie met het bedrijf, bijvoorbeeld. Gelukkig gaan niet alle vergoedingen van de vrije ruimte af. Een aantal specifieke voorzieningen die op de werkplek worden gebruikt, worden bijvoorbeeld door de Belastingdienst als nihil (€ 0,00) gewaardeerd en daarom niet belast.

Een paar voorbeelden hiervan zijn:

• Consumpties op de werkplek die buiten de maaltijden vallen (koffie, thee en snacks, bijvoorbeeld);
• OV-abonnementen wanneer deze gebruikt worden voor werk;
• Werkkleding;
• Thuiswerkvoorzieningen zoals een bureau, bureaustoel of tweede scherm.

Belangrijk om te weten is dat het bij een nihilwaardering altijd om loon in natura gaat. Financiële vergoedingen vallen nooit onder de nihilwaardering.

3. Een gerichte vrijstelling

Als laatste heeft de Belastingdienst ook een aantal specifieke benefits of vergoedingen gericht vrijgesteld van belasting. Deze vergoedingen vallen niet onder de WKR en mogen dus altijd onbelast worden aangeboden.

Het gaat hier onder meer om:

- Reiskosten tot € 0,19 per kilometer;
- Bepaalde werkgerelateerde opleidingen en coaching;
- Avondmaaltijden bij overwerk in de avond.

Veel gerichte vrijstellingen hebben een maximumbedrag. Komt het bedrag hierboven, dan valt een deel van het bedrag toch nog in de vrije ruimte.

> Het aanbieden van een pensioenregeling kost de werkgever uiteraard geld, maar is fiscaal wel aantrekkelijker dan extra loon uitbetalen.

Daarnaast kan de werkgever belastingvrij een pensioenregeling aanbieden. Hoe werkt dit? Het deel van het pensioen wat de werkgever betaalt valt niet onder het loon, waardoor er geen sociale premie over hoeft worden betaald. Het aanbieden van een pensioenregeling kost de werkgever uiteraard geld, maar is fiscaal wel aantrekkelijker dan extra loon uitbetalen. Terwijl je in 2022 over het salaris van je medewerkers vaak rond de 20% sociale premies betaalt (afhankelijk van de sector), betaal je deze over de pensioenpremies namelijk niets.

Daarnaast is het gebruikelijk dat de werknemer ook meebetaalt. Het afgesproken bedrag voor het pensioen wordt dan door de werkgever ingehouden op het brutosalaris en is daardoor vrij van inkomstenbelasting.

4. Benefits buiten de WKR om

Wil je een specifieke benefit aanbieden maar past of valt deze niet binnen de vrije ruimte én is er geen sprake van een gerichte vrijstelling of nihilwaardering? Dan mag dit natuurlijk alsnog.

Naast de vrije ruimte, de nihilwaardering en de gerichte vrijstelling zijn er namelijk nog een paar extra mogelijkheden. Zo heeft de overheid bijvoorbeeld in 2020 het nieuwe fietsplan ingevoerd. Dit zorgt ervoor dat de kosten voor een leasefiets buiten de werkkostenregeling vallen. In plaats daarvan kun je met bruto-netto korting een fiets leasen.

Hetzelfde geldt voor payroll-giving, ofwel donaties direct vanuit het brutoloon aan een goed doel. Wil je je medewerkers de mogelijkheid bieden om donaties te doen? Ook dit kan onder de bruto-netto regeling en is dus kosteloos voor de werkgever en voordelig voor de medewerker. Sterker nog, door het belastingvoordeel dat hierbij komt kijken kost het minder om méér te geven.

Valt een benefit niet onder een speciale regeling of uitzondering van de Belastingdienst? Dan kun je deze nog steeds aanbieden. Helaas zul je hier in dit geval wel een eindheffing van 80% over moeten betalen.

Maak slim gebruik van de vrije ruimte met Alleo

Wil je het meeste uit je vrije ruimte en de bijkomende mogelijkheden halen? Dit kan, met ons platform. In Alleo bied je je medewerkers gemakkelijk een mooie selectie aan benefits die, als jij dit wilt, precies binnen de vrije ruimte passen.

Door slim in te spelen op de mogelijkheden om belastingvrije benefits te bieden, wordt het een stuk makkelijk om je medewerkers betaalbaar een flexibel en aantrekkelijk aanbod te doen. En zoals beschreven in onze eerdere blogs over engagement en werknemerswelzijn: de juiste benefits zorgen niet alleen voor gezonde en gemotiveerde medewerkers, maar vaak ook voor hogere productiviteit én meer omzet. Dit is de investering meer dan waard.

‍