Wat is de cafetariaregeling?

In deze blog lees je alles over de cafetariaregeling, een flexibel en fiscaal voordelig beloningssysteem voor werknemers. We leggen uit wat het model inhoudt, welke voordelen eronder vallen, de belangrijkste voor- en nadelen en hoe het moderne cafetariamodel zich onderscheidt.

Wat is de cafetariaregeling?

Het cafetariamodel is een regeling waarbij werknemers (een deel van) hun brutoloon kunnen inruilen voor een andere ‘beloning’. Omdat er geen belasting wordt betaald over het uitgeruilde onderdeel van het brutoloon, kan het bij werknemers serieus belastingvoordeel opleveren. Zo worden de kosten lager dan wanneer het met het nettoloon aangeschaft wordt.

Het aantrekkelijke aan de cafetariaregeling is dat er verschillende onderdelen van het brutoloon gebruikt kunnen worden, zoals het vakantiegeld of de 13e maand. Zo kan de werknemer zelf bepalen met welke looncomponent hij/zij de uitruil wil doen.

Waarom de cafetariaregeling aanbieden?

Omdat werknemers zelf bepalen waarvoor ze het brutobedrag omruilen, geven ze zichzelf als ware korting op bepaalde (werkgerelateerde) kosten. Een aantal opties zijn bijvoorbeeld een leasefiets, extra vakantiedagen of een extra pensioenregeling. Daarnaast is het cafetariamodel ook interessant voor werkgevers: het brutobedrag waar je als werkgever premies over betaalt wordt lager, waardoor jij vervolgens bespaart op je lasten.

Welke voordelen vallen onder de cafetariaregeling?

• Bedrijfsgerelateerde opleidingen, trainingen en cursussen;
• Sportschoolabonnementen en fitnessprogramma’s;
• Sparen voor nu of later, van een sabbatical tot een persoonlijk pensioenplan;
• Bedrijfsfiets of leaseauto voor woon-werkverkeer;
• Netto reiskostenvergoedingen;
• Een bijdrage voor de kinderopvang;
• Een bijdrage voor de ziektekostenverzekering;
• Extra vakantiedagen, die boven het wettelijke aantal vakantiedagen kunnen worden bijgekocht;
• Kosten voor thuiswerken, zoals werkplek of kosten voor een internetabonnement.

Cafetariaregeling reiskosten

Wanneer reiskostenvergoeding niet mogelijk is, of niet hoog genoeg is om de werk-woonverkeer kosten van een werknemer te dekken, kan de cafetariaregeling ook gebruikt worden voor een onbelaste reiskostenvergoeding. Zo kan de werknemer een deel van zijn of haar brutoloon inzetten en uitruilen voor extra reiskostenvergoeding – welk vervoermiddel dan ook. Zo wordt er optimaal gebruikgemaakt van reiskostenvergoeding.

Cafetariaregeling fiets

Nog een voorbeeld van de cafetariaregeling is de leasefiets. De overheid heeft namelijk in januari 2020 het nieuwe fietsplan ingevoerd, wat ervoor zorgt dat de kosten voor een leasefiets buiten de werkkostenregeling valt. In plaats daarvan kun je bruto-netto korting een fiets leasen.

Dankzij het nieuwe fietsplan financier je een leasefiets met het brutoloon van de werknemer. De kosten voor de leasefiets worden van het brutoloon afgetrokken, waardoor het brutoloon lager wordt. Als gevolg wordt ook de belasting die over het brutoloon betaalt lager, waardoor het netto voor voordeel zorgt. Hierbij hoeft de werkgever niet nog een bijdrage te leveren, maar dat kan wel – en kosteloos. Het bruto belastingvoordeel kan bijvoorbeeld weer in de leasefiets gestoken worden. Hier lees je meer over de fietsregeling.

Cafetariaregeling en WKR

Sommige werkgevers denken dat het met het cafetariamodel niet meer mogelijk is om gebruik te maken van de werkkostenregeling. Maar dat kan zeker nog. Ook al maak je gebruik van het cafetariamodel, dan kan je alsnog de werkkostenregeling gebruiken voor bepaalde vergoedingen of verstrekkingen (extra giften boven op het loon) voor werknemers. Dankzij de vrije ruimte van de WKR geef je die vergoedingen belastingvrij. Een verschil is dat de cafetariaregeling op het loon van de werknemer wordt ingehouden, maar de werkkostenregeling een extra belastingvrije ruimte is die de werkgever kan gebruiken om benefits belastingvrij aan te bieden. Hier lees je meer over de WKR.

Sommige werkgevers gebruiken de werkkostenregeling voor lunches, uitjes of een kerstpakket – andere voor benefits, reiskosten of vergoeding van thuiswerkkosten. Vaak zijn dit kosten waarbij de werknemers niet zelf een bijdrage inleveren, maar is het een manier voor werkgevers om wat extra’s te kunnen bieden. Het interessante aan benefits via Alleo is dat werknemers wél zelf wat kunnen kiezen.

Wat zijn de voordelen van de cafetariaregeling?

• Belastingvoordeel: werknemers kunnen verschillende beloningen kiezen met een bruto-netto voordeel. Tegelijkertijd zie jij als werkgever de sociale lasten dalen door lagere loonkosten.
• Aantrekkelijk werkgeverschap: door het uitgebreide aanbod in arbeidsvoorwaarden word je aantrekkelijk voor werknemers. Dat zorgt voor uniek en onderscheidend werkgeverschap.
• Gepersonaliseerde arbeidsvoorwaarden: de kracht van het cafetaria model ligt in de flexibiliteit. Elke werknemer krijgt de kans om zelf zijn secundaire arbeidsvoorwaarden te mixen en matchen. Zo voldoe je aan de unieke wensen van ieder teamlid.
• Hogere werknemerstevredenheid: wanneer werknemers hun arbeidsvoorwaarden zelf kunnen samenstellen, past het pakket perfect bij hun levensfase en interesses. Het resultaat? Een gelukkiger en meer betrokken team.

Uitdagingen cafetariaregeling

Ja, het cafetaria model heeft ook zo zijn complexiteiten.

• Administratie: elke werknemer kiest uit een scala aan voordelen, en elke keuze brengt zijn eigen administratie met zich mee. Dit kan leiden tot extra tijd en kosten door de complexiteit van de administratie. Hoe meer keuzevrijheid, hoe meer bonnetjes, hoe lastiger de verwerking van de huidige WKR-uitgaven. Hoe zorgen jullie ervoor dat de vrije ruimte wordt geoptimaliseerd maar niet wordt overschreden?
• Balans in de WKR ruimte: met de keuzevrijheid in het cafetariamodel komt ook de uitdaging van een eerlijke verdeling van de WKR-ruimte, die afhankelijk is van de totale loonsom. Een 'wie het eerst komt, wie het eerst maalt'-benadering kan ervoor zorgen dat de WKR-ruimte ongelijk wordt benut, waardoor sommige werknemers mogelijk niet volledig kunnen profiteren van de regeling.

Het moderne cafetariamodel: het grootste benefits aanbod, fiscaal voordelig

Bij Alleo hebben we het traditionele cafetaria model in een nieuw jasje gestoken met een breed assortiment aan voordelen. Het resultaat? Het Moderne Cafetaria Model. Wat zijn de voordelen van het moderne model?

• Grootste aanbod arbeidsvoorwaarden: dankzij ons platform hebben werknemers op één plek toegang tot het meest uitgebreide arbeidsvoorwaardenpakket van Nederland. Ons aanbod strekt zich onder andere uit over mobiliteit, training & opleiding, financieel, goede doelen en vitaliteit. Inclusief toegang tot meer dan 10.000 sportlocaties en meer dan 100.000 cursussen en opleidingen.
• Makkelijke en intuïtief in gebruik: het volledige aanbod van secundaire arbeidsvoorwaarden is te vinden in onze app. We integreren naadloos met systemen als NMBRS, Afas, Loket en Personio. Ook bestaande secundaire arbeidsvoorwaarden kunnen worden toegevoegd.
• Afstemmen individuele behoeften: geen pakket dat werknemers over één kam scheert. Het aanbod op Alleo houdt rekening met de persoonlijke interesses en situatie van iedere werknemer.
• Financieringsmogelijkheden (met fiscaal voordeel): vanuit de WKR, met werkgeversbijdrage; Vanuit de WKR, zonder werkgeversbijdrage; Buiten de WKR om, zonder werkgeversbijdrage; Buiten de WKR om, met werkgeversbijdrage
• Belastingvoordeel voor zowel werkgever als werknemer: welke manier van financieren je ook kiest, je maakt sowieso gebruik van een fiscaal voordeel. Met het Moderne Cafetaria Model profiteren werknemers van een gemiddelde besparing van 40%, terwijl jij als werkgever 18% bespaart op de werkgeverslasten. Via het partnernetwerk van Alleo bieden we hiernaast tot 20% collectiviteitsvoordelen aan aan medewerkers. Dit alles is mogelijk binnen én buiten de WKR.